Rachunek a faktura VAT

Nie wiesz czym różni się faktura VAT od rachunku? Zastanawiasz się, od czego zależy sposób wystawiania tych dokumentów? Dowiedz się więcej o zróżnicowaniu tych dwóch typów księgowych pokwitowań.

Rachunek i faktura – definicje

Rachunek i faktura VAT to jedne z najbardziej popularnych dokumentów księgowych. Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest skrupulatne prowadzenie dokumentacji gospodarczej, a rachunek i faktura VAT stanowią pokwitowanie i dowód firmowych wydatków i dochodów. Ich wystawianie jest ściśle regulowane przepisami prawa. Zarówno rachunek jak i faktura VAT mogą zostać wystawione jedynie w określonych przypadkach, posiadać określony wygląd i zawierać konkretne informacje.

Faktura a rachunek – kto wystawia?

Faktura jest dokumentem wystawianym tylko i wyłącznie przez podmiot rozliczający się z podatku VAT, czyli podatku od towarów i usług. Nie wszyscy przedsiębiorcy są jednak zobowiązani do jego odprowadzania. Zwolnienie z tego obowiązku może nastąpić wskutek osiągania przez firmę niskich dochodów. W takiej sytuacji mówi się, że jest to tak zwane zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe. W takim przypadku kto może wystawić rachunek? Odpowiedź brzmi: przedsiębiorca, który korzysta z tego rodzaju zwolnienia. Jeżeli nie jest “vatowcem” nie ma prawa do wystawiania faktury VAT, a jedynie rachunku.

Podsumowanie: firmy odprowadzające podatek VAT wystawiają fakturę, osoby zwolnione z tego obowiązku – jedynie rachunek.

Co musi zawierać faktura, a co rachunek?

Z uwagi na fakt, że zarówno faktura jak i rachunek są dokumentami księgowymi i podlegają przepisom prawa, ich wystawienie musi być bardzo precyzyjne. Najmniejszy błąd może skutkować nieprzyjemnościami, których wyjaśnienie może zająć trochę czasu i nerwów. Nie ma znaczenia aspekt wizualny dokumentów, jednak informacje jakie powinny się na nich znaleźć są ściśle określone.

Osoba wystawiająca i odbierająca dokument

Każdy dokument wymaga dokładnych danych zarówno osoby wystawiającej jak i odbierającej. Należy podać przede wszystkim imię i nazwisko bądź nazwę firmy, dokładne dane adresowe i  identyfikacyjne takie jak NIP i REGON.

Przedmiot transakcji

Bardzo ważne, by w dokumentach księgowych znalazł się również przedmiot transakcji, a także precyzyjne określenie jego rodzaju. Może to być wykonana usługa bądź sprzedaż towaru. Dodatkowo należy zadbać, by w dokumencie znalazły się szczegółowe informacje dotyczące jednostki rozliczeniowej:

• usługa – czas i zakres jej wykonania,
• towar – liczba bądź jednostka.

Kwota

Zarówno na rachunku jak i fakturze VAT powinny znaleźć się precyzyjnie opisane ceny, które pozwolą na prawidłowe rozliczenie. Na początku należy określić cenę jednostkową, czyli kwotę jaką należy zapłacić za jedną jednostkę rozliczeniową. Później należy tę kwotę przemnożyć przez liczbę jednostek rozliczeniowych. Wynik z tego mnożenia to kwota jaką należy zapłacić.

Przykład:

Kupujesz 10 opakowań długopisów. Na fakturze bądź rachunku znajduje się kwota jaką należy zapłaci za jedno opakowanie, czyli na przykład 10 zł. Ta kwota zostaje pomnożona przez ilość opakowań, czyli 10*10. Suma jaką należy zapłacić za transakcję wynosi 100 zł.

Zasadniczą różnicą pomiędzy rachunkiem a fakturą jest informacja o cenach. Na rachunku zamieszcza się tylko i wyłącznie cenę jednostkową i wartość. W przypadku faktury VAT należy dołączyć także informację o wartości podatku VAT. Z uwagi na to, że obowiązują różne stawki tego podatku, jego określenie jest bardzo istotne. Podsumowując, na fakturze VAT powinna znaleźć się:

• wartość netto,
• wysokość podatku VAT,
• wartość brutto.

Oznaczenie rachunku i faktury VAT

Oprócz podanych wyżej informacji, dokumenty księgowe powinny zawierać także informacje dotyczące daty wystawienia i transakcji. Sposób numeracji jest dowolny. Dokumentacja może być prowadzona zarówno w systemie rocznym jak i miesięcznym.

Faktura – osoba fizyczna

Może się zdarzyć, że firma zostanie poproszona o wystawienie faktury dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, a co za tym idzie – nie posiada NIP-u. Prawo ściśle określające zasady wystawiania faktury VAT mówi, że powinny się na niej znaleźć dane identyfikujące. Wiele osób myśli, że “zamiennikiem” NIP-u jest numer PESEL. Nic bardziej mylnego, w przypadku osoby fizycznej dane identyfikujące są pomijane. Nie ma konieczności podawania numeru PESEL, wystarczy imię nazwisko, adres i inne niezbędne do wystawienia dane.