Co to jest KPiR – księga przychodów i rozchodów?

Chcesz założyć firmę? Zastanawiasz się, co to jest KPiR? Dowiedz się, dlaczego prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów jest niezbędne w prawidłowym prowadzeniu firmy i jej finansów.

KPiR – co to jest?

KPiR to Księga Przychodów i Rozchodów, która umożliwia dokładne rozliczanie się z podatku w urzędzie skarbowym i monitorowanie wydatków przedsiębiorstwa. Korzystają z niej zarówno firmy jednoosobowe jak i spółki cywilne, jawne czy partnerskie. KPiR to archiwum, w którym umieszcza się informacje dotyczące wszelkich przychodów oraz wydatków firmy. Podstawy prawne określające obowiązek i formę jej prowadzenia określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku.

Jak założyć KPiR?

Osoby, które są zobowiązane do prowadzenie tej formy ewidencji wydatków, powinny założyć księgę wraz z pierwszym dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej. Księga prowadzona jest przez cały rok kalendarzowy – od 1 stycznia do 31 grudnia. Jeżeli Twoja firma została założona np. 5 maja 2018 roku to z KPiR możesz korzystać tylko do końca roku. Z dniem 1 stycznia 2019 należy założyć kolejną księgę. Po wymienieniu księgi należy ją przechowywać w archiwum przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku podatkowego.

KPiR – jak prowadzić?

Księga Przychodów i Rozchodów ma ściśle określone wymagania formalne. Tylko wtedy, gdy spełnia je wszystkie może być uznawana za dokument ważny. Nie ma jednak znaczenia w jakiej formie jest prowadzona – papierowej czy elektronicznej. Prowadzenie księgi podatkowej możesz zlecić zewnętrze swojemu biurowi podatkowemu. Ten fakt należy jednak zgłosić do urzędu skarbowego.

Każda księga podatkowa powinna posiadać stronę tytułową, na której powinny znaleźć się informacje dotyczące firmy, a także jej profilu i rodzaju działalności. Kolejne strony są przeznaczone do rozliczeń. Ewidencja powinna być prowadzona w formie tabeli:

• kolumna I – liczba porządkowa,
• kolumna II – data, w której doszło do transakcji,
• kolumna III – numer dowodu księgowego – np. faktura VAT, rachunek,
• kolumna IV – imię i nazwisko kontrahenta, a także nazwa firmy,
• kolumna V – adres kontrahenta,
• kolumna VI – opis transakcji, zdarzenia gospodarczego.

Kolejne kolumny służą do księgowania przychodów. Bardzo ważne, aby pod żadnym pozorem nie zmieniać kolejności rubryk. Jest to szczególnie ważne jeżeli decydujesz się na prowadzenie dokumentacji elektronicznej.

Księga podatkowa powinna być prowadzona w sposób czytelny, rzetelny i trwały. Wszystkie wprowadzane dane powinny być napisane w języku polskim, a także w polskiej walucie. Dodatkowo, każda wpisana kwota powinna posiadać dowód księgowy np. w postaci faktury VAT.

Księga przychodów i rozchodów – co wpisywać?

Do Księgi Przychodów i Rozchodów możesz wpisać wydatki, które zostały określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli tak zwane koszty uzyskania przychodu. Oznacza to, że możesz ująć tam koszty, które zostały poniesione przez Twoją firmę w celu osiągnięcia i  zachowania przychodu bądź zabezpieczenia jego źródła. Można do nich zaliczyć: zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, wynagrodzenie dla pracowników, zakup materiałów biurowych czy paliwa do służbowych samochodów. Kluczowym jest, aby wszystkie wpisywane do KPiR koszty były ściśle związane z prowadzoną działalnością.

Księga podatkowa nie tylko dla urzędu

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów jest określone przez prawo. Dzięki niej możesz w łatwy sposób rozliczyć się z podatku dochodowego od osób fizycznych.  Księga podatkowa pozwoli Ci także na monitorowanie sytuacji finansowej wewnątrz firmy. Jej rzetelne prowadzenie da Ci obraz efektywności prowadzonego przez siebie przedsiębiorstwa. W bardzo szybki i łatwy sposób możesz sprawdzić jaki firma przynosi zysk, a jaki ponosi koszt. Księga Przychodów i Rozchodów pełni zatem funkcję informacyjną. Na jej podstawie można dokonać analizy wydatków na przestrzeni miesiąca, roku, kilku lat. Tego typu zestawienia pomogą Ci obiektywnie ocenić stan Twojej firmy i słuszność jej funkcjonowania.