Spis treści
Zaplanowanie konferencji firmowej w hotelu może stanowić duże odciążenie organizatora z wielu obowiązków. Nie trzeba wówczas zaprzątać sobie głowy sprawami takimi jak wypożyczenie sprzętu konferencyjnego, zatrudnianie firmy cateringowej czy szukanie miejsc noclegowych. Co więcej, hotel o wysokim standardzie zapewnia również ciekawe formy spędzania czasu wolnego. Poniżej przedstawiamy 5 wskazówek dotyczących tego, o co należy zadbać w pierwszej kolejności, gdy organizujemy konferencję.
Tematyka i prelegenci
Konferencja biznesowa może mieć różny cel, na przykład prezentację nowych produktów, przekazanie wiedzy z danej branży czy też wymianę doświadczeń pomiędzy uczestnikami. Ważne jednak, aby cel pozostawał jasny dla gości – pozwoli to uniknąć zbędnych rozczarowań. Należy zatem wybrać odpowiedni temat i jego główne zagadnienia, które zostaną przedstawione w zaproszeniach. Bardzo duże znaczenie ma także dobór znanych i cenionych prelegentów. Oprócz szerokiej wiedzy w zgłębianej tematyce powinni oni potrafić utrzymać uwagę swoich słuchaczy. Głośne nazwiska uznane w danej branży z pewnością przyciągają wielu gości.
Wyprzedzenie czasowe
Planowanie konferencji firmowej warto planować z dużym wyprzedzeniem, często nawet na rok albo dwa do przodu. Tak odległy termin wynika z wielu czynników, wśród których znajduje się między innymi dostępność hotelu konferencyjnego oraz dyspozycja czasowa prelegentów. Najbardziej oblegane obiekty, podobnie jak najbardziej rozchwytywani prelegenci, pozostają niedostępne ze względu na inne, wcześniej zadeklarowane zobowiązania. Podczas planowania konferencji biznesowej w hotelu warto wziąć pod uwagę także porę roku. Nie zawsze lato to odpowiedni okres, ponieważ wiele osób planuje na ten czas urlopy i wyjazdy wakacyjne. Z drugiej jednak strony, jeżeli hotel znajduje się w atrakcyjnej turystycznie lokalizacji, część uczestników może zechcieć połączyć swój urlop z terminem konferencji.
Profesjonalne wyposażenie i wsparcie techniczne
Dostęp do odpowiednio dużej sali, w której można zorganizować konferencję biznesową, to nie wszystko. Podczas wyboru odpowiedniego hotelu na tego rodzaju wydarzenie, warto na wstępie zweryfikować, czy zapewnia on także kompletne wyposażenie oraz wsparcie techniczne. Dzięki temu można w znacznym stopniu zaoszczędzić czas i uniknąć ewentualnych awarii oraz komplikacji. Podczas organizacji konferencji firmowej niezbędne są między innymi rzutniki, ekrany, wskaźniki, a także odpowiednie nagłośnienie i oświetlenie. Dla komfortu uczestników duże znaczenie będzie mieć klimatyzacja pomieszczenia oraz dostęp do bezprzewodowego internetu. Obsługa hotelowa powinna dostosować do indywidualnych wymagań organizatora ukła, a także zadbać o czytelną nawigację po obiekcie.
Atrakcyjna lokalizacja
Miejsce konferencji bardzo często decyduje o liczbie gości chcących wziąć udział w wydarzeniu. Zachętę stanowią ciekawe zakątki kraju, gdzie pobyt na konferencji można połączyć z wypoczynkiem. Szczególnie popularne są ciche i spokojne miejsca w otoczeniu przyrody, na przykład sale konferencyjne na Mazurach. Po zakończeniu obowiązków służbowych uczestnicy konferencji mogą skorzystać z niekwestionowanych walorów tego regionu, wybierając się na przykład na rejs statkiem, zwiedzając okoliczne zabytki lub spacerując po parku narodowym.
Nocleg i catering
Wielu organizatorów docenia hotele konferencyjne ze względu na możliwość noclegu bez konieczności dojazdu do osobnego obiektu. Jednak organizując konferencję w hotelu, należy pamiętać o tym, że standard pokoi, w których zatrzymają się goście, jasno rzutuje na wizerunek firmy. Zatem nie powinno się przebierać w środkach pod względem zapewnienia komfortowego noclegu uczestnikom konferencji. Podobnie dobre wrażenie zagwarantuje wysokiej jakości catering. Przerwy kawowe, lunchowe czy kolacje umilą czas pomiędzy panelami dyskusyjnymi. Smaczne, różnorodne menu musi sprostać preferencjom wszystkich gości, także wegan, wegetarian czy też osób z alergiami lub nietolerancjami pokarmowymi.
Dodaj komentarz