Samodzielne prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów staje się coraz popularniejsze. Podatnicy mogą we własnym zakresie prowadzić ewidencję, dzięki czemu unikają ponoszenia dodatkowych opłat, za przykład z tytułu zatrudniania księgowej czy nawiązywania współpracy z biurem rachunkowym. Na co uważać przy samodzielnym prowadzeniu KPiR?

Dobry program do fakturowania

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest wystawianie dokumentów sprzedaży, czyli faktur. Co prawda możemy robić to ręcznie, jednak w dzisiejszych czasach zdecydowana większość przedsiębiorców woli zainwestować w dobrym program do fakturowania. Czym powinien cechować się program do faktur? Przede wszystkim musi on umożliwiać wystawiania różnego typu dokumentów sprzedażowych, w tym na przykład faktur:

• zaliczkowych,
• głównych,
• zbiorczych,
• cząstkowych.

Odpowiednia archiwizacja pozwoli na łatwe zarządzanie dokumentacją, zaś dostęp do aplikacji mobilnej ułatwi wystawianie dokumentów na krótko przed upływem ustawowego terminu. W programie znajdziemy wzór faktury z vatem, dzięki czemu – po wpisaniu właściwych danych – dokument zostanie wystawiony automatycznie.

Program do prowadzenia książki przychodów i rozchodów

Przedsiębiorcy mogą prowadzić księgowość w formie papierowej, niemniej jednak – podobnie jak w przypadku wystawiania faktur – większość z nich korzysta z dedykowanych programów. Sam program do księgowości w przypadku kpir nie musi być szczególnie rozbudowany. Ważne, aby przedsiębiorca mógł z jego poziomu wysyłać deklaracje podatkowe oraz do ZUS, a także ewidencjonować operacje gospodarcze. Obecnie zdecydowana większość programów działa automatycznie, co oznacza, że wykonują one sporo pracy za podatnika. Niemniej jednak należy zachować szczególną ostrożność, bowiem to podatnik, a nie program czy jego twórca ponoszą odpowiedzialność przed organami podatkowymi. Dobry program do księgowości powinien być aktualizowany tak często, jak wymagają tego przepisy prawa. Warto mieć na uwadze, że w polskim porządku prawnym przepisy podatkowe zmieniają się regularnie, zatem wybierzmy program, w którym aktualizacje przeprowadzane są za darmo bądź za niewielką opłatą. Do programu księgowego, podobnie jak do programu do faktur, dobrze jest mieć dostęp poprzez aplikację mobilną. Dzięki temu można w krótkim czasie pozyskać potrzebne informacje bądź wprowadzić korekty.

O czym jeszcze warto pamiętać, prowadząc KPiR?

Podatnicy, którzy zdecydowali się na samodzielne prowadzenie księgowości, muszą pamiętać przede wszystkim o tym, aby na bieżąco aktualizować posiadaną wiedzę w zakresie prawa bilansowego oraz podatkowego. Należy także śledzić terminy, bowiem te mogą ulegać przesunięciu. Podatnicy powinni również zwrócić uwagę na czas, jaki potrzebny jest im do ewidencjonowania operacji, a także dokonywania ewentualnych korekt. Przez pierwsze kilka miesięcy dobrze jest dać sobie nieco więcej czasu, tak aby móc swobodnie zapoznać się z programem oraz z jego funkcjami. Jest to istotne w kontekście wcześniejszego zaplanowania prac księgowych. Z czasem sami będziemy wiedzieć, ile zajmują nam poszczególne zadania natury księgowo-podatkowej. Pamiętajmy, aby w razie potrzeby udać się po poradę do prawnika bądź doradcy podatkowego, którzy rozwieją nasze wątpliwości. Jeśli nie mamy pewności co do zgodności naszych tez z przepisami prawa, możemy wystąpić o indywidualną interpretację podatkową, która wydawana jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej.